Como Organizar a Sua Documentação Antes de Viajar

Dicas de como organizar a documentação para evitar situações indesejadas e planejar uma viagem tranquila

Viajar é uma das experiências mais enriquecedoras da vida. Seja para conhecer novos lugares, explorar culturas diferentes ou simplesmente descansar, o processo de planejamento de uma viagem pode ser tão empolgante quanto a própria jornada. No entanto, entre as inúmeras coisas que precisamos fazer antes de embarcar, a organização da documentação é um dos passos mais essenciais e, muitas vezes, negligenciados. Afinal, a documentação correta é a chave para garantir uma viagem sem imprevistos.

Aqui, falo sobre a importância do planejamento e organização da documentação para nós, viajantes, também ofereço algumas dicas valiosas para que você não deixe nenhum detalhe de lado.

Vale ressaltar, que as exigências de documentação mudam entre viagens nacional e internacional, e cada país terá suas regras, veremos mais a frente

Então, mãos à obra, e prepare o seu check-list com as dicas abaixo:

1. Documento de identificação é obrigatório

É essencial que o viajante esteja com o documento de identificação original como: Carteira de Identidade (RG) e Carteira Nacional de Habilitação (CNH), dentro do prazo de validade, um destes é o suficiente comprovar a sua identificação em viagens nacionais.

Em viagens internacionais o passaporte válido é imprescindível, falaremos dele no próximo tópico. 

Minha dica é que mesmo com o passaporte não deixe de levar o RG ou a CNH, também tenha uma pasta “na nuvem” com todos esses documentos.

2. Verifique o Passaporte e Visto

Falando de viagens internacionais, este deve ser o primeiro ponto de atenção e planejamento.  O passaporte é obrigatório para o exterior, com exceção dos países que compõem o Mercosul (Argentina, Brasil, Paraguai e Uruguai), nestes o brasileiro pode ingressar portando apenas a Carteira de Identidade deste que ela esteja em bom estado e tenha sido emitida há menos de 10 anos.

Voltando a importância do passaporte, ele é um documento que leva um certo tempo para ser emitido, e se o destino exige visto é preciso solicitar com bastante antecedência, e só será possível se já possuir o passaporte.  

Portanto, a primeira coisa a se pensar para uma viagem internacional é emitir o passaporte, verificar a validade caso já possua um, e entrar no site do consulado do país para verificar a necessidade de visto.

A recomendação comum é que o passaporte tenha, pelo menos, seis meses de validade a partir da data de entrada no país de destino. Isso porque muitos países exigem que o passaporte tenha essa margem de segurança para evitar qualquer tipo de problema.

Para verificar o passo-a-passo e solicitar o seu passaporte acesse o Portal do Governo .

Sobre o visto é necessário que verifique as condições vigentes acessando site do consulado do país de destino, além de outros, como o próprio site do Governo.

Um ponto interessante é que brasileiro não precisa de visto para entrar na Europa, mas existem autorizações específicas, no Reino Unido precisa de uma autorização eletrônica de viagem, a ETA, e para outros países na Europa é necessário registrar a entrada e saída no Sistema Oficial de Entrada e Saída (EES) e futuramente será implantado o ETIAS.   Todas essas mudanças ocorreram em 2025.

3. Certificados e Autorizações

Se você viaja com crianças ou animais de estimação, é fundamental garantir que você tem todos os certificados e autorizações necessárias. Muitas autoridades de imigração exigem documentos específicos que comprovem a autorização de viagem dos pais ou responsáveis. Para animais, é comum precisar de um atestado veterinário que certifique a saúde do animal para viagens internacionais.

Esses documentos podem variar de acordo com o destino, então, sempre consulte as exigências do país para o qual está indo. Por exemplo, se o destino for um país da União Europeia, há regras específicas para a entrada de animais.

4. Seguro-Viagem

Para alguns países é obrigatório fazer um seguro-viagem, em minha opinião ele é imprescindível mesmo que o país de destino não faça essa exigência, pois imprevistos acontecem, e não vale a pena arriscar a saúde e o bolso.

O seguro de viagem cobre uma série de eventualidades, como emergências médicas, extravio de bagagem, cancelamento de voos e até problemas jurídicos, dependendo do pacote contratado.

Pesquise bem sobre os tipos de seguro disponíveis e escolha aquele que melhor se adapta às suas necessidades. Se você vai para um destino de risco ou praticar atividades como esportes radicais, o seguro precisa cobrir esses tipos de ocorrências. Não deixe de checar também a cobertura em relação à COVID-19, já que ela ainda pode ser um fator importante em muitos destinos.

Aproveite, confira as opções de seguro-viagem e contrate o que melhor te atende, a Seguros Promo é o local que contrato o meu seguro quando quero viajar, então eu super indico pela facilidade de encontrar uma enorme gama de opções onde posso escolher a que melhor se adequa a minha necessidade.

5. Comprovantes de Acomodação e Transporte

Além dos documentos pessoais, é essencial ter todos os comprovantes da sua viagem à mão. Isso inclui reservas de hotéis, passagens aéreas, aluguel de carro, ingressos de atrações e qualquer outro serviço que você tenha contratado antecipadamente. Muitas autoridades de imigração solicitam esses comprovantes como forma de garantir que o viajante tem planos bem definidos e sabe onde ficará durante sua estadia.

Organize tudo em uma pasta de fácil acesso para que caso a imigração solicite, você acesse com facilidade.  Faça cópias físicas também, além disso, digitalize os documentos e organize em uma pasta no armazenamento em nuvem.

 6. Dinheiro e Cartões

A quantidade de dinheiro em espécie que você precisará levar dependerá do seu destino. Atualmente muitos destinos estão preparados e muito abertos a recebimentos por cartão de débito que costuma sair mais barato e seguro para o turista. 

O uso do cartão de crédito internacional deve ser evitado, devido as altas taxas, mas é recomendo que leve por segurança.  É necessário entrar em contato com o banco para informar o período de viagem, para que seja possível utilizá-lo fora do país.  

Para entender um pouco melhor sobre esta parte de dinheiro e orçamento, acesse o nosso artigo Orçamento para viagem:  como se preparar antes, durante e depois.

7. Certificados de Vacinação: Proteção e Exigências Sanitárias

A exigência de vacinas obrigatórias é outro ponto que deve ser pesquisado com antecedência, existem vacinas que precisam ser aplicadas com certa antecedência, por isso não deixe para pesquisar essa informação de última hora.

O certificado de vacinação não é necessário apenas para viagens internacionais, mas também pode ser um requisito para destinos dentro do Brasil, especialmente em áreas de maior risco sanitário, como alguns locais da Região Norte.

Em alguns casos, você pode ser solicitado a apresentar um cartão de vacinação internacional, especialmente para vacinas como a de febre amarela. Para facilitar a viagem, faça uma cópia do seu certificado e, se possível, armazene uma versão digital (como uma foto no celular ou uma versão na nuvem), caso o original se perca.

 8. Planejamento de Emergências

Todo bom planejamento de viagem deve incluir uma estratégia de emergência. Isso inclui guardar números de telefone úteis, como o da embaixada ou consulado do Brasil no país de destino, e ter um backup dos seus documentos importantes. Tenha sempre uma lista de contatos com amigos ou familiares e saiba como proceder em caso de emergências, seja médica, de segurança ou mesmo em casos de perda de documentos.

Em particular, gosto sempre de compartilhar com alguém de confiança uma pasta na nuvem com meu roteiro, reservas e documentos.

 9. Armazenamento e Organização

Crie uma pasta de viagem. Ela pode ser física ou digital, mas recomendo que trabalhe com ambas, o mais importante é garantir que todos os documentos estejam acessíveis e em um único lugar. Uma pasta digital pode ser armazenada no seu celular ou na nuvem, enquanto a pasta física pode ser um simples organizador de documentos.

10.  Atenção às Exigências Locais

Lembre-se de sempre verificar as exigências específicas do destino, pois cada país pode ter regras diferentes. A recomendação é pesquisar sobre o país que você visitará, desde a necessidade de vacinas até os regulamentos de imigração. A documentação necessária pode variar de acordo com o local de destino, e, por isso, é fundamental manter-se informado.

Gosto sempre de alertar para que estude e pesquise sobre as tradições, cultura e regras de convivência local, isso traz inúmeros benefícios na sua experiência de viagem.

Organizar a sua documentação antes de viajar é fundamental para garantir que sua experiência seja tranquila e sem imprevistos.

Aqui apresentei apenas algumas dicas que considero importante, e acredito que você estará mais preparado para qualquer situação e poderá focar no que realmente importa: aproveitar sua viagem e criar memórias inesquecíveis!  Viver a vibe!

Aproveite para deixar abaixo sua dica, comentário ou dúvida.